Accordo Stato-Regioni 2025: cosa cambia nei sistemi che gestiscono la formazione

Il nuovo Accordo Stato-Regioni sulla formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro non è più una novità da studiare: è il regime in cui le aziende lavorano da metà maggio. E a distanza di qualche mese si vede bene dove si inceppa, e quasi mai è nelle aule.

Si inceppa nei fogli di calcolo, nelle cartelle condivise e nei gestionali che tengono traccia di chi ha fatto cosa e di quando scade. Noi non ci occupiamo di sicurezza sul lavoro: ci occupiamo dei sistemi che quei dati li custodiscono. Ed è da lì che guardiamo questo cambiamento.

Le date, in breve

L'Accordo è stato approvato il 17 aprile 2025 (Rep. atti n. 59/CSR) ed è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 119 del 24 maggio 2025. Secondo le FAQ del Ministero del Lavoro, l'entrata in vigore va però fatta risalire al 19 maggio 2025, data di pubblicazione sul sito ministeriale.

Da lì è partito un periodo transitorio di dodici mesi, concluso il 19 maggio 2026. Le nuove disposizioni sono obbligatorie per i corsi avviati da quella data in poi. Alcune fonti indicano il 24 maggio come riferimento, perché guardano alla pubblicazione in Gazzetta: sulla differenza di cinque giorni conviene seguire il Ministero.

Cosa cambia per chi gestisce i dati

1. Le scadenze diventano più fitte

Il caso più evidente è quello dei preposti: l'aggiornamento passa da quinquennale a biennale. Chi gestiva un ciclo a cinque anni su un calendario o un promemoria annuale si ritrova con più del doppio delle scadenze da seguire, su una figura che in molte aziende è numerosa e cambia spesso.

2. La formazione si sposta all'inizio del rapporto di lavoro

Non è più possibile completarla entro sessanta giorni dall'assunzione: va erogata all'avvio del rapporto, e lo stesso vale al cambio di mansione o quando si introduce una nuova attrezzatura. Per chi gestisce il personale questo sposta la formazione dentro il processo di inserimento, accanto al contratto e alla consegna dei dispositivi, invece che in una coda da smaltire.

3. Serve uno storico lungo dieci anni

Il credito formativo decade dopo dieci anni senza aggiornamento, e il titolo decaduto va ripetuto per intero, non integrato. Il fascicolo del corso va conservato per almeno dieci anni. Chi ha cambiato gestionale o ente formatore nel frattempo spesso scopre di avere buchi proprio sulla parte più vecchia, che è quella che adesso decide se una persona è ancora abilitata o deve ricominciare.

4. La modalità di erogazione diventa un dato da registrare

Non tutte le modalità valgono per tutti i corsi. L'e-learning è escluso per i preposti e per i percorsi ad alto contenuto pratico. La videoconferenza sincrona è equiparata alla presenza per la parte teorica, ma per le attrezzature e gli ambienti confinati non è ammessa nemmeno sulla teoria.

Tradotto: sapere che una persona ha fatto un corso non basta più. Bisogna sapere come l'ha fatto, e quel dato deve essere nel sistema, non nella memoria di chi l'ha organizzato.

5. Verifica finale e verbale, sempre

La prova finale è obbligatoria anche per gli aggiornamenti, con un verbale che entra nel fascicolo. Il datore di lavoro che forma internamente deve predisporre un documento progettuale per ogni corso, tenere un registro presenze tracciabile e conservare il tutto per dieci anni. È documentazione che prima spesso restava informale e che adesso va prodotta e ritrovata.

Cosa guardare nei propri sistemi

• Lo storico arriva indietro di dieci anni, o si ferma all'ultima migrazione?
• Per ogni attestato è registrata la modalità di erogazione, oltre a data e durata?
• Le scadenze sono calcolate sulla regola giusta per ogni figura, o c'è un unico intervallo per tutti?
• Gli avvisi arrivano con un anticipo che permette di organizzare un corso, o quando la scadenza è già passata?
• La formazione è agganciata all'ingresso in azienda e al cambio mansione, o è un processo separato?
• I documenti di un corso si ritrovano in pochi minuti, o solo chi li ha archiviati sa dove sono?

Nessuna di queste domande riguarda la normativa. Riguardano tutte il modo in cui i dati sono organizzati, ed è il punto in cui un adempimento diventa gestibile oppure resta un rischio.

Una precisazione doverosa

Questo articolo non è una consulenza in materia di sicurezza sul lavoro, e non sostituisce il parere del RSPP o del consulente che segue l'azienda. L'Accordo è un testo lungo e articolato, con eccezioni per settore e per tipo di attrezzatura che qui non sono trattate. Quello che possiamo dire con cognizione riguarda i sistemi: come tenere insieme anagrafiche, attestati, scadenze e documenti, e come farli parlare con il gestionale del personale.

Se è un tema su cui state ragionando, scriveteci: partiamo da come sono messi i vostri dati oggi.

Fonti

• Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, FAQ sull'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025
• Accordo Stato-Regioni Rep. atti n. 59/CSR del 17 aprile 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 119 del 24 maggio 2025